Şirket misafiri sabah uçağıyla iner ve öğleden önce toplantı masasında olması beklenir. Kurumsal seyahat düzeninde ulaşım bir ayrıntı değil, transfer programının omurgasıdır. VIP transfer planlaması, varış saati ile toplantı takvimini…
Şirket misafiri sabah uçağıyla iner ve öğleden önce toplantı masasında olması beklenir. Kurumsal seyahat düzeninde ulaşım bir ayrıntı değil, transfer programının omurgasıdır. VIP transfer planlaması, varış saati ile toplantı takvimini tek akışta birleştirme işidir. Amaç, misafirin varış kapısından çıktığı anda araç tahsisi hazır biçimde ilerlemesidir.
Böyle bir transfer programı, seyahat sorumlusunun her yolcu için ayrı araç aramasını gereksiz kılar. Araç tahsisi, alış noktası ve güzergâh önceden karara bağlanır. Varış saati değiştiğinde gidiş dönüş rezervasyonu tek kayıt üzerinden güncellenir. Kurumsal seyahatte asıl kazanç, tekrar eden ekip transferinin aynı standartla yürümesidir.
Kurumsal seyahat, bireysel seyahatten farklı bir ritimde ilerler. Bir misafirin gecikmesi toplantı takvimindeki sunum ve tesis ziyaretini etkiler. Bu nedenle transfer programı, seyahat dosyasının ayrı bir maddesi olarak yazılır. Araç tahsisi, misafir daha yola çıkmadan tamamlanır.
Model seçimi, kurumsal seyahatin süresine ve yolcu sayısına göre yapılır. Tek misafirli kısa ziyaretlerde noktadan noktaya tek VIP transfer yeterlidir. Birkaç günlük ziyaretlerde gidiş dönüş rezervasyonu öne çıkar. Kalabalık delegasyon planında ise ekip transferi bölünerek ayrı araçlara yazılır.
Anadolu yakasındaki ofis ve fuar alanlarına gelen ekipler için kurumsal Sabiha Gökçen VIP transfer planı, delegasyon planının ayrı bir maddesi olarak yazılır. Böylece iniş sonrası bekleme süresi kısalır.
| Planlama Modeli | Uygun Olduğu Program | Rezervasyon Yaklaşımı |
| Tek yön transfer | Günübirlik ziyaret | Yalnız iniş yönü için varış saati belirlenir |
| Gidiş dönüş rezervasyonu | Birkaç günlük toplantı takvimi | İki yön tek kayıtta eşleştirilir |
| Çoklu araç tahsisi | Kalabalık delegasyon planı | Ekip transferi araç sınıfına göre ayrılır |
| Çok duraklı gün planı | Aynı gün birden fazla adres | Duraklar güzergâh sırasına yazılır |
İki yönün tek seferde rezerve edilmesi hem bütçeyi hem toplantı takvimini rahatlatır. Royal Ride Turkey gidiş dönüş rezervasyonlarında indirim uygular. Ayrıca dönüş için ikinci kez araç tahsisi aranmaz. Transfer programı tamamlandığında araç, planlanan güzergâh için kapıda hazır bekler.
Kalabalık ekiplerde tek büyük araç her zaman doğru çözüm olmaz. Yöneticiler ile teknik ekip farklı adreslere gidebilir. Delegasyon planı, ekip büyüklüğü ile taşınacak malzemeye göre kurulur. Yönetici transferlerinde üst segment binek sınıfı tercih edilirken kalabalık ekip transferi minibüs sınıfıyla taşınır.
Fuar malzemesi veya numune kutusu taşınıyorsa bagaj hacmi rezervasyona eklenir. Bakımlı ve sigortalı araç filosu, tekrar eden ekip transferinde aynı düzeni korur.
Transfer programı hazırlanırken varış saati ilk sıraya yazılır, toplantı takvimi buna göre yerleşir. İniş ile ilk randevu arasında pasaport, bagaj ve güzergâh için makul bir aralık bırakılır. Yolculuk süresi trafik koşullarına bağlı değiştiğinden bu aralık dar tutulmaz.
En sık hata, VIP transferin program yazıldıktan sonra düşünülmesidir. İkinci hata, yalnızca gidişin rezerve edilmesi ve gidiş dönüş rezervasyonunun atlanmasıdır. Dönüş son anda ayarlandığında araç tahsisi seçeneği daralır. Üçüncü hata, adresin eksik yazılması ve güzergâhın belirsiz kalmasıdır.
Misafir sayısındaki değişiklik de delegasyon planına geç yansıtılır. Bir kişi eklendiğinde bagaj hacmi de değişir. Bu bilgiler rezervasyon güncellemesiyle iletildiğinde araç tahsisi yeniden ayarlanır.
Kontrol listesi, transfer programını kişiye bağlı olmaktan çıkarır. Aynı liste her kurumsal seyahatte kullanıldığında eksik bilgi kalmaz. Liste, rezervasyon formundaki alanlarla eşleşir.
Anadolu yakasındaki toplantı takviminde program çoğu zaman Sabiha Gökçen Havalimanı üzerinden kurulur. Terminal çıkışındaki buluşma düzeni ve dönüş alış saati baştan yazılır. Böylece seyahat sorumlusu gün içinde takip yükü taşımaz.
Sabiha Gökçen Havalimanı transferi sayfasındaki hizmet ayrıntılarını inceleyerek kurumsal seyahat programınıza uygun modeli belirleyebilirsiniz. Royal Ride Turkey rezervasyonu gidiş ve dönüş bilgisiyle birlikte değerlendirir.
Transfer programı, kurumsal seyahat taslağı çıkarıldığı anda hazırlanır. Varış saati belli olduğunda alış saatleri ve güzergâh buna göre yerleşir. Toplantı takvimi kesinleştikten sonra delegasyon planı tekrar gözden geçirilir. Erken hazırlanan plan, araç tahsisi seçiminde ve gidiş dönüş rezervasyonunun kurgulanmasında seyahat sorumlusuna geniş bir hareket alanı bırakır. Bu yaklaşım programın tamamını rahatlatır.
Gidiş dönüş rezervasyonunda iki yön aynı kayıtta verildiğinde tek transfer programı olarak yürür. Formda kalkış adresi, dönüş tarihi ve dönüş varış saati birlikte yazılır. Yolcu sayısı iki yönde farklıysa bu ayrıca belirtilir. Royal Ride Turkey gidiş dönüş rezervasyonlarında indirim uyguladığı için tek kayıt bütçe açısından da avantaj sağlar.
Sayı değiştiğinde delegasyon planı güncellenir ve araç tahsisi yeniden değerlendirilir. Bir yolcunun eklenmesi bagaj hacmini de etkiler, bu yüzden iki bilgi birlikte iletilir. Ekip transferi ikiye ayrılacaksa ayrı alış noktaları ve güzergâh belirlenir. Güncelleme yazılı olarak bildirildiğinde plan karışmadan yenilenir. Seyahat sorumlusu güncel yolcu bilgisini tek kayıt üzerinden takip eder.
Evet, tekrar eden kurumsal seyahatte aynı düzen korunabilir. Şirketin sık kullandığı adresler, tercih edilen araç tahsisi ve varış saati alışkanlığı rezervasyon notuna yazılır. Bakımlı ve sigortalı araç filosu her ekip transferinde benzer bir standart sunar. Böylece her yeni misafir için transfer programı sıfırdan kurulmaz ve seyahat sorumlusunun iş yükü azalır.
Yorum Yap